In der heutigen Welt ist Schnelligkeit ein Erfolgsfaktor – auch im Recruiting. Lässt du deine Bewerber:innen lange auf eine Rückmeldung warten, kann das dazu führen, dass sie sich anderweitig orientieren und du talentierte Kandidat:innen verlierst. Wir beleuchten die Bedeutung der Reaktionszeit im Rekrutierungs-Prozess und geben dir praktische Tipps, wie du diese optimieren kannst.
Warum ist Schnelligkeit überhaupt so wichtig?
- Zeichen der Wertschätzung: Eine schnelle Reaktion auf Bewerbungen zeigt deinen Kandidat:innen, dass du ihre Zeit und Mühe schätzt.
- Vermittelt Professionalität: Des Weiteren zeugt es von Professionalität und Organisation deines Unternehmens. So präsentierst du dich gegenüber den Bewerbenden direkt von deiner besten Seite.
- Gewinnt die besten Kandidaten: Talentierte Kandidat:innen haben oft mehrere Optionen und entscheiden sich schnell. Eine zügige Reaktionszeit kann dir helfen, die besten Talente für dein Unternehmen zu gewinnen, bevor sie sich anderweitig orientieren.
Eigentlich ist die Antwort auf diese Frage also ziemlich simpel: Der Arbeitnehmermarkt sorgt dafür, dass es in vielen Branchen und Berufen für jede:n Kandidaten / Kandidatin mehrere Möglichkeiten und Stelleninserate gibt. Somit haben diese die Wahl und können sich oftmals aus mehreren Jobangeboten ihren Favorit aussuchen. Durch eine schnelle Reaktionszeit trägst du einen Teil dazu bei, dass dies nicht passiert.
In welchem Zeitrahmen solltest du den Bewerber:innen antworten?
Eine generelle Antwort auf diese Frage zu finden ist wohl fast unmöglich. Je nach Situation auf dem Arbeitsmarkt oder nach Anzahl Jobsuchenden in einer Branchen kann dies sehr stark variieren – von einigen Tagen, bis hin zu zwei, drei Wochen.
Dennoch: Je schneller, desto besser. Selbst wenn es nicht direkt eine Einladung zum Bewerbungsgespräch ist, sollte man die Bewerbenden stets wissen lassen, dass sie erfolgreich im Bewerbungsprozess aufgenommen wurden. Dies geht auch mittels automatisierter Prozesse, worüber du im nächsten Kapitel mehr erfährst.
Wie optimierst du die Reaktionszeit?
- Definiert ein internes System und klare Fristen: Stelle sicher, dass alle Beteiligten im Recruiting-Prozess über den Ablauf informiert sind. Lege im Voraus für dich und dein Team fest, wie lange ihr maximal braucht, um auf Bewerbungen zu antworten. Je grösser das Team, desto wichtiger ist, dass ihr den Ablauf und die Verantwortlichkeiten klar festlegt. So könnt ihr sicherstellen, dass keine Bewerbung vergessen geht.
- Automatisiert die internen Prozesse: Nutze Softwarelösungen, um die eingehenden Bewerbungen automatisch zu sortieren und zu filtern. Auch später im Rekrutierungsprozess sind diese oftmals eine gute Hilfe, um den Überblick zu wahren. Zudem könnt ihr nach Erhalt einer Bewerbung eine automatisierte Bestätigungsmail versenden, so weiss der/die Bewerber:in, dass ihr Dossier angekommen ist und gesichtet wird.
- Transparenz während des ganzen Prozesses: Ein sehr wichtiger Punkt, der nicht vergessen werden darf: Auch zu einem späteren Zeitpunkt im Bewerbungsprozess können Kandidat:innen abspringen. Daher ist es wichtig, dass du deine Kandidat:innen stets über den weiteren Ablauf des Bewerbungsprozesses up-to-date hältst.
Und was kannst du sonst noch tun?
Darüber hinaus gibt es noch weitere Punkte, die du beachten solltest, um im Rekrutierungsprozess zu glänzen.
- Personalisierte Antworten: Vermeide standardisierte Antworten und gehe individuell auf die Bewerbung ein, auch das führt dazu, dass sich die Bewerber:innen geschätzt fühlen.
- Feedback geben: Selbst wenn du den Kandidat:innen keine positive Rückmeldung geben kannst, ist es wichtig, Feedback zu geben. Lasse niemanden ohne Informationen stehen – solche Dinge sprechen sich rum und werfen ein schlechtes Licht auf dich als potenziellen Arbeitgebenden.
Die Optimierung der Reaktionszeit im Recruiting-Prozess ist somit ein wichtiger Faktor für viele deiner Wunschkandidaten und -kandidatinnen. Erfahre mehr über die Bewerbungsjourney und wie du diese optimal für deine Bewerbenden gestalten kannst.